Os exames regulatórios estão se tornando mais complexos, enquanto o tempo  que se tem para a preparação diminui. Portanto, qual é a melhor maneira de se preparar completamente de forma ágil? Aqui estão seis dicas práticas que podem ajudá-lo a se preparar para o exame rapidamente.

1. Identifique as principais áreas de preocupação dos examinadores: A gestão de dados e os controles internos ainda estão no centro da atenção e dividem os holofotes com uma nova preocupação: ameaças cibernéticas e vulnerabilidades da tecnologia da informação de empresas e fornecedores externos. Prepare-se para uma análise intensiva, que saliente o controle de risco e o planejamento da continuidade dos negócios após um desastre. Além disso, a adequação dos controles para combater ameaças de fraudes no processamento de transações eletrônicas e métodos sofisticados de lavagem de dinheiro também serão analisados.
2. Realize uma avaliação de risco antes do exame: vale a pena realizar uma avaliação interna de risco de forma independente ou com o auxílio de um consultor externo. Isso demonstra uma abordagem proativa à gestão de riscos, destinada a:
   1. Identificar os principais riscos
   2. Avaliar os controles de risco e sua eficácia
   3. Identificar lacunas na cobertura de risco
   4. Demonstrar a prova de compliance

Se descobrir quaisquer problemas, informe-os ao responsável pelo Compliance para que este o aborde.

3. Reveja a sua resposta aos exames anteriores: se houve a necessidade de ações corretivas após um exame no passado, descubra se estas ocorreram e se foram documentadas. Se não foram implementadas, descubra por quê. Aborde os itens que ainda não foram resolvidos anotando o progresso feito até hoje e a data prevista para sua conclusão. Não se esqueça das queixas dos clientes. Verifique se foram abordadas e se as alterações resultantes nos controles foram documentadas.
4. Indique uma pessoa-chave para gerenciar o processo de pré-exame e do exame em si: Selecione uma pessoa que atue como o gerente do exame— ela garantirá que os examinadores recebam as informações necessárias em tempo hábil e servirá como contato entre os examinadores e os gerentes do departamento. Quem é um bom candidato para esta função? Alguém que conheça bem as políticas, os procedimentos e as práticas de controle de risco da sua empresa e os articule com precisão. Esta pessoa deve ser muito organizada e detalhista, já que precisará lidar com uma grande variedade de documentos muito específicos e confidenciais. Em um nível pessoal, o gerente do exame deve ser confiante, assim como orientado ao serviço. Lidar com os reguladores pode ser complicado; assim, o ideal é escolher alguém que mantenha a calma mesmo sob pressão. Esta pessoa também precisa responder rapidamente a solicitações e fornecer informações prontamente... e do modo mais gentil possível!
5. Conclua todo o treinamento necessário de compliance: o treinamento abrangente e atualizado em compliance é um dos critérios utilizados pelos examinadores para determinar se há um programa sólido de gestão de compliance e uma “cultura de compliance”. Antes do exame, analise os registros do treinamento e elimine eventuais lacunas em seu programa.
6. Oriente as pessoas relevantes: Oriente os gerentes de departamento e funções para que se preparem para fornecer aos examinadores respostas precisas e consistentes. A Diretoria da empresa também deve receber tais orientações. Em virtude da responsabilidade do Conselho pela supervisão do compliance, cada membro deverá ter um relatório completo das conclusões da avaliação pré-exame e estar pronto para responder às perguntas feitas pelos examinadores.

A necessidade de uma preparação cuidadosa para o exame em um curto período é o método de mais sucesso. A estruturação da preparação para o exame como um processo repetível e de várias etapas torna-o menos complexo e se torna mais provável obter um resultado bem-sucedido. E não é isso o que todas as empresas desejam?

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